5 неща, които трябва да подготвите преди среща с програмисти

Анатомия на успешния софтуерен проект: 5 неща, които трябва да подготвите преди среща с програмисти

„Искаме нещо като Amazon, ама за авточасти.“ или „Трябва ни софтуер, който да прави всичко.“

Това са реални цитати, с които много управители на фирми започват разговорите си със софтуерни компании. Проблемът с подобни дефиниции не е, че са лоши – те просто са твърде абстрактни. Когато изискванията са неясни, рискът проектът да се забави, да надхвърли бюджета или да не отговори на очакванията ви, скача драстично.

За да бъде изработката на къстъм софтуер гладка и предвидима инвестиция, вие като бизнес лидер трябва да си напишете домашното.

Ето 5-те ключови неща, които трябва да подготвите, преди да седнете на масата за преговори с инженерния екип:

1. Дефинирайте точния проблем, а не готовото решение

Програмистите са инженери и мислят в логически структури. Вместо да им казвате как да изглежда софтуерът („искам голям зелен бутон тук и падащо меню там“), им кажете какъв бизнес проблем решава той.

• Пример за лошо задание: „Искаме CRM система с чат.“
• Пример за добро задание: „В момента губим 20% от запитванията на клиенти, защото идват по имейл, Viber и Facebook и се бавим с отговорите. Трябва ни система, която да събира всички съобщения на едно място и да напомня на търговците за последващо обаждане.“

2. Опишете процеса „стъпка по стъпка“ (дори и на хартия)

Преди софтуерът да автоматизира даден процес, този процес трябва да съществува в реалността. Вземете един лист или бяла дъска и опишете пътя на данните.

• Какво се случва, когато клиент направи поръчка?
• Кой получава известие?
• Как се отразява това в склада?
• Кога се генерира фактурата? Ако вие самите имате бели петна в логиката на вашия бизнес, софтуерът няма как да ги попълни магически. Изчистете правилата си предварително.

3. Направете списък със съществуващите системи за интеграция

Един модерен софтуер рядко работи в изолация. Още на първата среща програмистите ще ви попитат: „С какво трябва да се свърже тази система?“. Подгответе списък с всичко, което ползвате в момента:

• Счетоводен софтуер (напр. Microinvest, Business Navigator и др.).
• Куриерски платформи (Еконт, Спиди) за автоматично генериране на товарителници.
• Хардуер – касови апарати, баркод скенери, фискални принтери.
• Външни сайтове или международни платформи, от които дърпате данни.

4. Определете кой ще бъде „Собственикът на проекта“ (Project Owner) от ваша страна

Една от най-честите причини за провал на софтуерни проекти е липсата на вътрешен мениджър от страна на клиента. Ако за всяко решение (например как да изглежда дадена справка) трябва да се чака съвет на директорите или одобрение от петима различни души, проектът ще спре.

• Определете един човек от вашата фирма, който познава детайлно бизнес процесите, има правомощията да взема решения и ще бъде постоянната точка за контакт с програмистите.

5. Имайте реалистична рамка за бюджет и времеви срокове

Разработката на индивидуален софтуер прилича на строежа на къща – цената зависи от броя стаи, материалите и сложността на архитектурата.

• Не се притеснявайте да споделите ориентировъчния си бюджет. Професионалната софтуерна компания (която разполага с опитни инженери с над 12 години стаж) няма да използва това, за да ви вземе парите, а за да ви каже какво реално може да се изгради за тази сума. Ако бюджетът ви е ограничен, те ще ви предложат т.нар. MVP (Минимално верифициран продукт) – ядрото на софтуера, което да започне да ви носи пари веднага, а допълнителните екстри ще се добавят поетапно.

Защо тази подготовка ви спестява пари?

Когато отидете на среща с тези 5 подготвени точки, вие прескачате фазата на лутане и догадки. Софтуерният екип ще може да изготви точна, писмена и реалистична техническа спецификация много по-бързо. А в света на бизнеса по-бързото планиране означава по-бърз старт на разработката и по-кратък път до готовия софтуер, който оптимизира разходите ви.